Virtuelle oder physische Telefonanlage – was passt zu Ihrem Unternehmen?
Um die Telefonie in Unternehmen zu organisieren, gibt es verschiedene Möglichkeiten: eine virtuelle Anlage über die Cloud oder eine physische Telefonanlage vor Ort. Welches Modell zu Ihrem Unternehmen passt, hängt von Ihren Bedürfnissen und Ressourcen ab.
Ahmed Hnid
Account Manager Telekom, IWB
Die wichtigsten Funktionen wie das Vermitteln von internen und externen Anrufen, Umleitungen oder Teamschaltungen sind bei beiden Modellen möglich. Welches Kommunikationssystem ist also für Ihr Unternehmen konkret geeignet? Wir haben die wichtigsten Entscheidungskriterien sowie die Vor- und Nachteile der Telefonie-Systeme zusammengefasst.
Wie sicher sind Cloud- und stationäre Telefonanlagen?
Bei der virtuellen Telefonanlage greifen Nutzerinnen und Nutzer über einen Server im externen Rechenzentrum jederzeit und von überall auf ihre Daten zu. Unternehmen profitieren hier von permanenten Sicherheitsupdates und redundantem Versorgungssystem durch den jeweiligen Betreiber. Dies ist insbesondere von Vorteil, wenn kein internes IT-Wissen vorhanden ist und man nicht auf externe Dritte zurückgreifen möchte.
Der Vorteil von stationären Telefonanlagen ist, dass der Server – und damit alle geschäftskritischen Daten – im Unternehmen stehen. Das kann für viele Firmen aus Datenschutzgründen wichtig sein. Gleichzeitig bedeutet das aber auch, dass das Unternehmen selbst für die Sicherheit der Server sorgen muss und zusätzliches Know-how erforderlich ist. Beides ist oft mit Mehraufwand und -kosten verbunden.
Welche Kosten fallen für Unternehmen an?
Bei einer virtuellen Telefonanlage greifen User über die Cloud auf die Telefonie zu. Das bedeutet, dass die Initialkosten für die Anschaffung einer Telefonanlage genauso wie Unterhalts- und Wartungskosten wegfallen. Diese Kosten werden vom Betreiber übernommen und in das monatliche Preismodell integriert.
Eine physische Telefonanlage muss zuerst angeschafft und installiert werden, falls diese noch nicht vorhanden ist. Dadurch fallen bei hierbei höhere Initialkosten als bei der virtuellen Telefonanlage an. Ebenfalls muss zusätzliches Budget für Unterhalts- und Wartungsarbeiten eingerechnet werden. Dafür fallen jedoch die monatlichen Kosten für den Betrieb der eigenen Telefonanlage tiefer aus als bei der Cloud-Lösung.
Welche Voraussetzungen und Ressourcen benötigt Ihre Telefonlösung?
Eine virtuelle Telefonanlage benötigt weniger internes IT-Wissen. Die zahlreichen Funktionen lassen sich über ein Web Interface jederzeit einfach konfigurieren. Hierdurch lassen sich Anpassungen ohne grosses Know-How durchführen.
Eine physische Telefonanlage benötigt in der Regel internes Know-how, um die Anlage zu warten und auf die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen. In kleineren Unternehmen werden diese Aufgaben oft an einen externen Dienstleister ausgelagert.
Cloud-Telefonie bringt mehr Flexibilität
Eine virtuelle Anlage lässt sich durch den flexiblen Vertrag laufend an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen. Unternehmen profitieren durch monatliche Bezahlmodelle von tiefen Initialkosten und haben die Möglichkeit, ihr Modell jederzeit zu wechseln. Insbesondere wachsende Unternehmen bleiben durch eine virtuelle Telefonanlage flexibel in Hinblick auf Skalierbarkeit; zum Beispiel bei der Errichtung neuer Standorte oder interner Teamwechsel.
Eine physische Telefonanlage ist im Vergleich zur virtuellen weniger flexibel. Für neue Unternehmensstandorte müssen jeweils neue Telefonanlagen installiert werden, was mit zusätzlichen Investitionen verbunden ist.
Die richtige Telefonanlage für Ihr Unternehmen
Virtuelle Telefonanlagen punkten mit Flexibilität, einfacher Verwaltung und geringen Wartungsaufwänden – ideal, wenn schnelle Anpassungen und mobile Nutzung gefragt sind. Physische Anlagen bieten maximale Kontrolle und Datensicherheit, erfordern aber mehr IT-Kapazitäten.